1. Cifra objetivo anual

La “Cifra objetivo anual”, es aquella cifra que un comercial tiene como objetivo hacer cada mes. Se define a principios de año y no se puede modificar. Para definir esta cifra, nos tendremos que dirigir al módulo “Ventas>Configuración>Comerciales” y pulsaremos en la pestaña “Cifra objetivo” del comercial deseado:

La estructura de la pestaña “Cifra objetivo” será como la imagen que vemos justo encima. Tenemos un control que nos permitirá añadir o eliminar diferentes líneas de la pestaña además de poder ver el total de EUR en la columna importe.

• Año: año de la previsión, por defecto, al crear un registro aparecerá el año en curso. También podemos poner años posteriores al actual.

  
  

• Segmentación de mercado: desplegable dónde podremos añadir una segmentación de mercado. Como mínimo tendremos que escoger una segmentación de 2 niveles. Por ejemplo, “Industria y energía/Salud”.

  
  

• Segmentación de producto: desplegable dónde podremos añadir una segmentación de producto. Como mínimo tendremos que escoger una segmentación de 2 niveles.

  
  

• Comercial: este campo se auto-completa con el nombre del usuario en que nos encontramos, es decir, arrastra el nombre de la ficha del empleado.

  
  

• Importe: en este campo deberemos definir el importe a cumplir.

Los campos “Año, Comercial y Segmentación de mercado y producto, son campos obligatorios, es decir que no se pueden dejar vacíos y además no se permite repetirlo.

Esta pestaña solo será visible, si se marca el check: “Es un comercial” y solo los usuarios con permisos podrán ver esta pestaña:

• Comercial: solo podrá ver la suya.

  
  

• Delegado: podrá ver la suya y la de su equipo.

  
  

• Responsable de Ventas: podrá verlas todas.

Los únicos usuarios que podrán editar el contenido de dicha pestaña serán el Responsable de ventas y los usuarios con permisos de Responsable en el módulo empleados. Para modificar la “Cifra objetivo” o los “checks” “es comercial” lo haremos desde el módulo “Ventas>Configuración>Comerciales”:

Desde el módulo empleados solo podemos ver qué check está marcado, no podremos editarlo. Una vez marcado el check “Es comercial”, a la hora de crear una actividad, presupuesto, pedido, OPPN, lead… en el campo “vendedor” solo nos mostrará aquellos empleados que tengan este check marcado.

2. Cifra objetivo por meses

Desde la pestaña de “Cifra objetivo”, podremos hacer clic en cada uno de los registros que hayamos creado y se abrirá una ventana donde podremos definir más al detalle cómo se reparte esa cifra anual por meses. Si modificamos el importe de algún mes, el sistema volverá a recalcular la cifra total anual. 

Para que la introducción sea más ágil , el sistema repartirá la cifra objetivo anual en los distintos meses de manera automática. Este reparto lo realizará en el momento que, desde la pestaña de “Cifra objetivo”, hayamos creado un nuevo registro. Solo el responsable de ventas y el Departamento de gerencia podrá editar este reparto si se desea. Es posible dejar algún mes a 0.

Como podéis apreciar, la forma de repartir estas cifras no se ha hecho dividiendo entre 12 y asignando la misma cifra mes a mes. Por lo tanto, el responsable de ventas, definirá los porcentajes de cada mes desde módulo “CRM>Configuración>Coeficientes de previsión/objetivo”. Añadir que una vez hayamos definido la cifra objetivo, el responsable de ventas podrá editar los coeficientes mensuales en el caso que sea necesario.

• Año: año en el que se aplicará el coeficiente. Por defecto, al crear un registro aparecerá el año en curso. También podemos poner años posteriores al actual.

  
  

• Comerciales: comerciales a los que tengo que aplicar el porcentaje al definir las cifras objetivo. Se puede dejar vacío y aplicará a todos los comerciales. Solo se puede seleccionar a un comercial por línea.

  
  

• Contacto: clientes a los que tengo que aplicar el porcentaje al definir las previsiones. Se puede dejar vacío y se aplicará a todos los contactos.  Solo se puede seleccionar a un comercial por línea.

  
  

• Mes: mes en el que se aplicará el coeficiente.

  
  

• Coeficiente: porcentaje a aplicar ese mes y año.

Cuando guardemos la configuración de los coeficientes, el sistema validará que el “total” siempre sea igual a 1 y que se haya indica el “año”. Si modificamos la cifra anual directamente desde la pestaña “Cifra objetivo”, el sistema, sobrescribirá cualquier modificación que haya hecho el usuario y volverá a realizar el cálculo según coeficientes que hayamos definido.

Si intentamos añadir una nueva cifra objetivo, y no están definidos los coeficientes para ese año, el sistema no nos dejará continuar, nos dará error de validación.

3. Previsión de ventas

La “Previsión de ventas” es la cifra que prevemos que vamos hacer para cada cliente en un mes concreto. Es una información dinámica que va variando durante el año.

Odoo incorpora el concepto de “Ingreso estimado” en las oportunidades el cual aprovecharemos para poder determinar la previsión de nuestros clientes.

En las OPPN de Odoo, disponemos de la pestaña “Previsión ventas” que su funcionamiento es muy similar al control que hemos explicado arriba de “Cifra objetivo”:

En esta pestaña tendremos un listado con las siguientes columnas:

Ya creado:

• Año: Por defecto, al crear un registro aparecerá el año en curso. También podemos poner años posteriores al actual.

  
  

• Segmentación mercado: desplegable dónde podremos añadir una segmentación de mercado. También se puede dar el caso que un comercial tenga previsto vender algo en un mercado que no tenga definido como objetivo. El sistema nos dejar elegir cualquier mercado mediante asistente o escribiendo directamente. En ambos casos, sólo puede añadir una segmentación. Obligatorio elegir, como mínimo, 2 niveles.

  
  

• Segmentación producto: podremos seleccionar una segmentación de producto de alguna de las segmentaciones definidas en el cliente. Solo podemos elegir una. Obligatorio elegir una segmentación de 2 niveles. Este campo se puede dejar vacío.

  
  

• Importe total: definiremos el importe en Eur.

Deberemos poder añadir nuevas líneas, y rellenar los campos de arriba.

• Comercial: empleado que se encargará de conseguir materializar esa previsión. Lo cogerá de la cabecera de la OPPN. Si modifico el comercial de la OPPN, se actualizarán todas las previsiones asociadas.

  
  

• Contacto: contacto en el que estemos situado. Se eliminarán todas las previsiones si cambiamos el contacto de la OPPN.

Los campos “Año, Comercial, Contacto, Segmentación de mercado y de productos” no se pueden repetir y todos los campos menos “Segmentación de producto” son campos obligatorios y no se pueden dejar vacíos.

Tenemos un control que nos permitirá añadir o eliminar diferentes líneas de la pestaña además de poder ver el total de EUR de la columna importe.

La previsión será editable por el “Responsable de Ventas”, el rol de “Customer Service” y los comerciales asociados a ese cliente.

Al desplegar el comercial de la cabecera de la OPPN, pulsando en la siguiente opción en modo “edición”:

Nos permitirá ver la pestaña “Cifra objetivo” y editarla si lo deseamos:

4. Previsión por meses

Desde la pestaña de “Previsión ventas” que hemos comentado arriba, podremos hacer clic en cada uno de los registros que hayamos creado y se abrirá una ventana donde podremos definir más al detalle cómo se reparte esa cifra anual por meses. Si modificamos el importe de algún mes, el sistema volverá a recalcular la cifra total anual. 

Para que la introducción sea más ágil , el sistema repartirá la previsión anual en los distintos meses de manera automática. Este reparto lo realizará en el momento que, desde la pestaña de “Previsión ventas”, hayamos creado un nuevo registro. Luego el comercial que esté asignado a ese cliente podrá editar ese reparto si lo desea. Los cinco primeros campos no serán editables, solo son informativos para saber en todo momento a qué desglose de meses hacemos referencia. 

El usuario podrá modificar estos importes mensuales y el sistema recalculará el Total de nuevo y lo actualizará en la pestaña “Previsión ventas”. Es posible dejar algún mes a 0.

Como podéis apreciar, la forma de repartir estas cifras no se ha hecho dividiendo entre 12 y asignando la misma cifra mes a mes. El responsable de ventas definirá los porcentajes de cada mes en “CRM>Configuración>Coeficientes de previsión/objetivo”:

• Año: por defecto, al crear un registro aparecerá el año en curso. También podemos poner años posteriores al actual.

  
  

• Comerciales: comerciales a los que tengo que aplicar un porcentaje. Se puede dejar vacío y aplicará a todos los comerciales.

  
  

• Contacto: clientes a los que tengo que aplicar el porcentaje. Se puede dejar vacío y se aplicará a todos los contactos. 

  
  

• Mes: mes en el que se aplicará el coeficiente.

  
  

• Coeficiente: porcentaje a aplicar ese mes y año.

• 
  

Al guardar los cambios, el sistema validará que el “total” siempre sea 1 y que se haya indicado el “año”.

5. Listado de cifras objetivo y previsiones

Si no dirigimos al módulo “Ventas > Informes > Cifras objetivo” nos encontraremos con el “Listado de cifras objetivo y previsiones”. Destacar que en esta pantalla se aplican los mismos permisos que hay en “Responsable, Delegado y Comercial”. Podremos filtrar y agrupar por “Año, Mes, Comercial y Segmentación de mercado”. Además esta pantalla tendrá en cuenta el campo “Sustituye a” del módulo empleados.

• Cifra objetivo: Cuando la cifra objetivo es 0 es porque seguramente se trata de un segmento de mercado que no estaba previsto vender y por lo tanto no había cifra objetivo definida. Estos registros se generarán automáticamente al introducir la previsión de cliente y ver que no existe ninguna cifra objetivo indicada.

  
  

• Cifra prevista:  se calcula sumando todas las cifras previstas de los distintos clientes para ese comercial y segmentación de mercado.

  
  

• Diferencia: define la diferencia entre la “Cifra objetivo” y “Cifra prevista”.

Al pulsar en el icono “lápiz” de la columna “Cifra objetivo” accederemos al detalle por meses de dicha cifra definida para ese comercial y línea y podremos editarla si es necesario.

Aquí vemos el desplegable de la información:

Si pulsamos en “Cifra prevista” accederemos al detalle de dicha cifra, mostrando un listado de la previsión de los clientes de ese comercial y segmento de mercado. Podremos acceder a la previsión de ventas desde “Ventas > Informes > Previsión de ventas”. Los permisos aplicados serán igual que el “listado de cifras objetivas”.

Al hacer clic en la “Cifra prevista”, accederemos al listado de Oportunidades asociadas a ese Contacto. Desde ese listado podremos navegar por las distintas oportunidades y revisar las previsiones de cada una de ellas.

Aquí vemos el detalle de la “Cifra prevista”, es decir, la información de las OPPN a las que hace referencia: