Planificar actividades es una herramienta que nos permite organizar nuestro día a día y tener controladas las acciones que tenemos pendientes de realizar. La opción de planificar actividades, la encontramos en casi todos los elementos con los que trabajemos en Odoo “pedidos, clientes, ofertas, proyectos, OPPN, tickets”… La planificación de actividades sirve para todos los departamentos aunque en Ventas hay ciertas peculiaridades que explicamos en el apartado “Crear una actividad comercial”.

1. Crear actividad nueva

Deberemos situarnos en el elemento que esté relacionado con la actividad que vayamos a desarrollar “un cliente, un pedido, una OPPN”… y pulsaremos en la siguiente opción:

Nos encontraremos con esta ventana, en la que tendremos que rellenar los siguientes campos:

• Tipos y Subtipos
• Estado: nos mostrará Planificado en el caso que la fecha de vencimiento sea futura, nos mostrará Hoy en el caso que la fecha de vencimiento sea la de hoy y si nos muestra Vencimiento es que la fecha de vencimiento no se ha cumplido, con lo cual se ha atrasado.
• Completed date: este campo no lo debemos de editar, se autocompletará cuando marquemos la actividad como “hecha”.
• Resumen: escribiremos una breve descripción para detallar parte de la información de la actividad seleccionada.
• Actividad comercial: si marcamos esta casilla se nos desplegarán los campos necesarios para planificar una actividad comercial. En el siguiente apartado se detalla.
• Fecha de vencimiento: estableceremos una fecha límite para realizar la actividad.
• Asignada a: escogeremos que usuario deberá llevar a cabo esta actividad, automáticamente se autocompleta con el nombre de la persona que está creando la actividad, pero se puede modificar.
• Acompañantes: nos permite escoger más de una persona en la cual participará en la actividad. Se planificará una actividad para cada uno de los acompañantes que definamos.
• Cuerpo del texto: escribiremos lo que creamos necesario para el desarrollo de la actividad, además podemos añadir enlaces, documentos pdf’s, imágenes…

El valor del campo “Completed Date” lo podremos ver desde el módulo tableros en el modo de vista lista, filtrando por las actividades completadas.

2. Crear actividad comercial

En el caso que se trate de una actividad comercial, es decir, una actividad planificada para el departamento de ventas, seguiremos los pasos del apartado anterior pero marcaremos la siguiente casilla “Actividad Comercial” y rellenaremos estos campos. Los comerciales y delegados tendrán este check marcado por defecto. El único campo obligatorio es el campo “Tipo” pero se recomienda cumplimentar todos los campos para aportar la máxima información a la actividad.

En el área de Información Comercial aparecerán los siguientes puntos:

• Segmentación de mercado: este campo se autocompleta con la información de la ficha del cliente/proveedor.
• Vendedor: automáticamente nos arrastrará el comercial definido en la ficha del cliente. Si el cliente tiene definido más de un comercial, podremos escoger cual definiremos a esta actividad.
• Id del producto: en el desplegable definiremos la referencia del producto.
• Asistente: este asistente nos permitirá seleccionar la segmentación se producto que queramos. Tenemos que tener presente que si pulsamos en esta opción y luego descartamos la actividad, de todas formas se creará, en ese caso la deberemos eliminar.

• Segmentación de producto: este campo se autocompleta con la información de la ficha del producto que habremos seleccionado en el campo “Id del producto”. Si no hemos rellenado el producto, entonces cogerá la segmentación de la ficha del proveedor. Prevalece la segmentación del producto frente la que arrastra del proveedor.
• Proveedor: definiremos el proveedor acorde con la actividad. Se mostrarán solo los contactos que sean de tipo proveedor. Podemos escoger más de un proveedor en la misma actividad. 
• Evaluación: definiremos la evaluación correspondiente con la actividad que se ha creado, podremos escoger entre “Negativo, Indiferente, Potencial, Positivo, Muy Positiva”. Además, con la casilla de texto que encontramos justo debajo, podremos añadir más información sobre la Evaluación e incluso podemos adjuntar un documento, imagen… Este campo determinará el resultado de las visitas u otras actividades comerciales. En las actividades asociadas de cada cliente, podremos ver la columna de Evaluación, la cual nos indicará la evaluación de cada actividad asociada.

Habrán diferentes tipos de actividades planificadas, que para marcarlas como hechas tendremos que definir si o si la Evaluación. De lo contrario, aparecerá el siguiente error:

En el apartado de actividades asociadas a los contactos, podremos ver la columna Evaluación dónde arrastrará la información de cada una de las actividades planificadas:

Una vez hemos cumplimentado los campos, pulsaremos en el botón “Planificación” y quedaría de la siguiente forma:

3. Modificar una actividad

En el caso que tengamos que modificar cualquier valor como por ejemplo la persona asignada, los acompañantes, el resumen, etc, pulsaremos “Editar” tal y como aparece en la siguiente imagen: 

El resto de opciones, como la de “Marcar como hecho” lo explicamos en la entrada “Trabajar una actividad planificada en Odoo“. La opción de “Cancelar” se explican en la entrada “Replanificar una actividad” que de igual modo explica cómo podemos cambiar la fecha.

En el caso que modifiquemos el comercial de una oppn, pedido, presupuesto, … las actividades planificadas que se completaron por el antiguo comercial se mantendrán en el apartado de notas y las que todavía no se hayan completado pasarán a estar asignadas al nuevo comercial.